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Verwaltungsfachangestellte

Verwaltungsfachangestellte: Viele Einsatzbereiche & gutes Gehalt

Jobprofil und Stellenangebote Verwaltungsfachangestellte
Arbeiten als Verwaltungsfachangestellte - Viel mehr als nur Papierkram...

Stand 19.03.19
 Als Verwaltungsfachangestellte stehen einem viele Türen offen. Die duale Ausbildung und der hohe Grad an Spezialisierungen erlauben es der Verwaltungsfachangestellten in vielen Einsatzbereichen tätig zu sein. Das Berufsbild ist aus diesem Grund sowohl spannend als auch abwechslungsreich und überzeugt zudem durch eine faire und attraktive Bezahlung. In unserem Ratgeber beantworten wir alle wichtigen Fragen zu Voraussetzungen, Ausbildung und unterschiedliche Entgeltgruppen. Auch eine Abgrenzung zu anderen kaufmännischen Berufsbildern gibt es hier zu entdecken. Ebenfalls haben wir eine aktuelle Übersicht an Ausbildungsstellen & Jobs aus Jobbörsen und Socialmedia-Kanälen zusammengefasst.

 

 

 

Voraussetzungen und Fähigkeiten 

Um eine Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten zu erhalten und später im eigentlichen Beruf durch die eigene Leistung zu überzeugen sind einige Grundlagen wichtig. Das Berufsbild der Verwaltungsfachangestellten wird häufig mit folgenden Stärken in Verbindung gebracht:

  • Sorgfalt
  • Genauigkeit
  • Analytische Fähigkeiten
  • Neugierde
  • Lernbereitschaft 

 

Verwaltungsfachangestellte - Welche Fächer sind wichtig?

Bei der Auswahl der Auszubildenden werden auch die Schulnoten mit berücksichtigt. Für die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten sollten gute Noten in den Fächern Deutsch, Mathematik und Wirtschaft / Recht im Vordergrund stehen. Auch ohne gute oder sehr gute Noten in diesen Fächern ist eine Bewerbung immer möglich, die Chancen steigen allerdings durch den Notenschnitt deutlich an.

 

Kann man mit einem Hauptschulabschluss Verwaltungsfachangestellte werden?

Theoretisch ist es tatsächlich möglich auch mit einem Hauptschulabschluss eine Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten zu meistern. Allerdings zeigt die Realität, dass gerade einmal ein Prozent der Auszubildenden über einen Hauptschulabschluss verfügen. 99 Prozent der restlichen Auszubildenden haben Mittlere Reife oder Fachabitur und Abitur.

 


  

Passt der Job zu mir?

Nun stellt sich natürlich die Frage, ob der Job überhaupt zu der eigenen Persönlichkeit und den eigenen Vorstellungen passt. Hierzu sind die Vor- und Nachteile einmal aufzuzählen:

Die Vorteile:

  • Ein geregelter Arbeitsalltag
  • Überwiegend Bürotätigkeiten
  • Hoher Verwaltungsaufwand
  • Ein sicheres Arbeitsumfeld
  • Gute Grundlage für Fort- und Weiterbildungen

Die Nachteile:

  • Keine großen Gehaltssprünge zu erwarten
  • Häufig repetitive Aufgaben
  • Wenig Spielraum bei den Arbeitszeiten

 

Warum also Verwaltungsfachangestellte werden?

Es gibt viele gute Gründe sich für den Beruf der Verwaltungsfachangestellten zu entscheiden. Zum einen ist es ein sehr sicheres Berufsfeld im öffentlichen Dienst. Das bedeutet zwar, dass die großen Gehaltssprünge ausbleiben, die Sicherheit des Arbeitsplatzes ist allerdings über einen sehr langen Zeitraum gewährleistet.

Dabei spielt es keine Rolle, ob der Job in der Kommunalverwaltung, bei der Stadt oder in den Kirchen ausgeübt wird. Denn die berufliche Sicherheit ist in all diesen Positionen in der Regel gegeben.

Videobericht über die Ausbildung und den Beruf von Verwaltungsfachangestellten:

 


 

 

Ausbildung

Bei der Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten handelt es sich um eine dreijährige duale Ausbildung. Das bedeutet, dass der praktische Arbeitsalltag in der Verwaltung ebenso Teil der Ausbildung ist wie die schulische Ausbildung.

Zur Dokumentation der praktischen Tätigkeit wird ein Berichtsheft geführt, welches vom Ausbilder regelmäßig kontrolliert wird. Somit wird sichergestellt, dass die Auszubildenden im Laufe der Ausbildung sowohl das Tagesgeschäft in den verschiedenen Bereichen als auch die verwalterischen Vorschriften und die theoretischen und praktischen Anwendungsbereiche derselben lernen.

Grundlagen der Ausbildung sind unter anderem folgende Fachbereiche, welche im Ausbildungsrahmenplan festgelegt sind: 

  • Sozialwissenschaften
  • Wirtschaftswissenschaften
  • Dienstrelevante Rechtsfächer
  • Grundlagen der Verwaltungsorganisation
  • Personalmanagement

Während der Ausbildung muss eine Zwischenprüfung abgelegt werden, welche die bis dahin gelernten Fachbereiche abfragt. Abgeschlossen wird die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten mit einer Abschlussprüfung. Ist auch diese bestanden, darf sich die Auszubildende nun als staatlich geprüfte Verwaltungsfachangestellte bezeichnen.

 

Wer bildet Verwaltungsfachangestellte aus?

Es gibt viele Ausbilder, welche Verwaltungsfachangestellte ausbilden. Das können Städte und Kommunen sein, aber auch Bundes- und Landesverwaltungen und die Kirchenverwaltungen der evangelischen und katholischen Kirche suchen jedes Jahr erneut nach Auszubildenden.

Es gibt dementsprechend viele Stellen, auf die sich eine Bewerbung lohnen kann. Die zugehörige schulische Ausbildung wird von unterschiedlichen Bildungsträgern übernommen. Dabei hängt der Standort des Arbeitgebers maßgeblich mit der Wahl der Bildungseinrichtung zusammen.

 

Was muss ich für den Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte wissen?

Der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte ist ein Eignungstest, bei welchem sowohl die fachlichen Fähigkeiten als auch die charakterlichen Eigenschaften der Kandidaten überprüfen soll. Es werden sowohl sprachliche als auch mathematische Aufgaben gestellt, welche innerhalb der gesetzten Zeitlimits zu lösen sind.

Zudem warten weitere Fragen auf die Kandidaten. In der Regel ist der Test nicht schwierig, wenn sich genügend Zeit für die Vorbereitung genommen wird.

Nach dem Einstellungstest folgt häufig noch ein Vorstellungsgespräch, in welchem vor allem die charakterlichen und sozialen Aspekte des Bewerbers stärker geprüft werden. Eine weitere Prüfung, welche auf dem Weg zur Ausbildung bestanden werden muss.

 

Was wird bei der ärztlichen Erstuntersuchung bei Verwaltungsfachangestellten gemacht?

Die Untersuchung soll abklären, ob der angehende Auszubildende auch für den Beruf geeignet ist. In der Regel wird vor allem die Krankheitsgeschichte abgefragt und eine kurze allgemeine Untersuchung durchgeführt. Dies dauert nicht sonderlich lange und ist nicht kompliziert.

 

Die Verwaltungsfachangestellte mit Studium

Es gibt auch die Möglichkeit im Rahmen eines dualen Studiums sich zur Verwaltungsfachangestellten ausbilden zu lassen. Als Verwaltungsfachangestellte mit Studium eröffnet unter anderem die Möglichkeit direkt in den gehobenen Dienst einzusteigen.

Wer als Verwaltungsfachangestellte mit Studium auch noch den Master-Abschluss anstrebt, kann sogar direkt im höheren Dienst beginnen. Dies zahlt sich vor allem beim Gehalt deutlich aus.




 

Tätigkeiten und Aufgaben  

Verwaltungsfachangestellte sind im öffentlichen Dienst in den verschiedenen Verwaltungsbehörden beschäftigt. Aus diesem Grund kann sich die Arbeit und der Schwerpunkt der eigenen Tätigkeit abhängig von der einsetzenden Behörde oder der öffentlich-rechtlichen Körperschaft deutlich unterscheiden.

 

Was macht eine Verwaltungsfachangestellte?

Eine Verwaltungsfachangestellte kann viele unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Welche Tätigkeiten in das eigene Berufsfeld passen, hängt maßgeblich mit dem Arbeitgeber zusammen. Hier ein kurzer Überblick über die verschiedenen Aufgaben:

  • Erstellung von Urkunden wie Reisepässen oder Personalausweisen
  • Datenerhebungen
  • Datenauswertung
  • Personalmanagement in Verwaltungen
  • Erstellung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen
  • Erstellung von Statistiken
  • Beratung von Bürgern
  • und viele weitere Aufgaben mehr

 

Welche Aufgaben hat eine Verwaltungsfachangestellte?

Es handelt sich beim Beruf der Verwaltungsfachangestellten um einen reinen Bürojob, welcher in der Regel in den verschiedenen Behörden und Verwaltungen beheimatet ist.

Ob im Rathaus, in der Volkshochschule oder in einem anderen Amt, die Aufgaben unterscheiden sich häufig sehr deutlich voneinander.

Allerdings muss auch gesagt werden, dass die Arbeit in manchen Bereichen eintönig sein kann. Öffentlicher Dienst bedeutet nämlich auch, dass sich die Tätigkeiten an sich kaum unterscheiden und somit eine gewisse Routine einkehren kann. Wer das zu schätzen weiß, ist in diesem Beruf genau richtig.

 

Wie sieht der Tagesablauf einer Verwaltungsfachangestellten aus?

Je nach Einsatzbereich und Tätigkeitsfeld kann sich der Tagesablauf der einzelnen Verwaltungsfachangestellten durchaus unterscheiden. In den Grundzügen gibt es hierbei allerdings nur wenige signifikante Unterschiede. Der typische Tagesablauf einer Verwaltungsfachangestellten in der Kommunalverwaltung kann folgendermaßen aufgebaut sein:

  • Dienstbeginn
  • Bearbeitung von Post und E-Mails
  • Facharbeiten im eigenen Themenkomplex
  • Beratungstermine für Bürger wahrnehmen
  • Telefon-Arbeit und E-Mail-Verkehr
  • Ablage und Evaluation der Tagesarbeit
  • Versandt von Post und weiteren Informationen per E-Mail
  • Dienstende

 

In welchen Bereichen kann man als Verwaltungsfachangestellte arbeiten?

Grundsätzlich können Verwaltungsfachangestellte sowohl in den Verwaltungsbehörden auf Bundes-, Landes- oder Kommunalebene arbeiten, können in öffentlich-rechtlichen Körperschaften eingesetzt werden oder in der Kirchenverwaltung der evangelischen oder katholischen Kirche tätig werden.

Für die unterschiedlichen Einsatzbereiche gibt es unterschiedliche Ausbildungen für Verwaltungsfachangestellte, sodass diese optimal auf den späteren Dienst vorbereitet werden.

 

Verwaltungsfachangestellte - Was anziehen?

Verwaltungsfachangestellte repräsentieren in ihrer Arbeit immer auch den eigenen Arbeitgeber. Aus diesem Grund gilt in der Regel der normale Office-Business-Look als Bekleidungsregel. Explizite Vorschriften für die allgemeine Verwaltungsfachangestellte gibt es zwar nicht, dies kann sich allerdings von Verwaltung zu Verwaltung durchaus unterscheiden.  



 

Arbeitgeber und Berufsfelder

Die Arbeitgeber für Verwaltungsfachangestellte sind in der Regel, wie schon erwähnt, entweder Behörden oder öffentlich-rechtliche Körperschaften wie die Agentur für Arbeit oder die Berufsgenossenschaft.

Auch die Verwaltungen der evangelischen und katholischen Kirchen in Deutschland greifen für die Mitgliederverwaltung auf die verschiedenen und spezialisierten Verwaltungsfachangestellten zurück.

Die Wahl des Ausbildungsplatzes bestimmt allerdings auch häufig den späteren Einsatzbereich. Unterschieden wird zwischen: 

  • Verwaltungsfachangestellte - Bundesverwaltung
  • Verwaltungsfachangestellte - Landesverwaltung
  • Verwaltungsfachangestellte - Kommunalverwaltung
  • Verwaltungsfachangestellte - HWK und IHK
  • Verwaltungsfachangestellte - katholische Kirche
  • Verwaltungsfachangestellte - evangelische Kirche

 


 

Gehalt

Ein guter Grund für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte stellt sicherlich das Gehalt dar. Denn schlecht bezahlt werden diese Berufe sowohl in der Ausbildung als auch nach der Ausbildung nicht.

 

Was verdient eine Verwaltungsfachangestellte in der Ausbildung?

Die Höhe der Ausbildungsvergütung hängt unter anderem vom Bundesland und dem Ausbilder ab. In vielen Fällen ist die Ausbildungsvergütung jedoch tarifgebunden und somit im Tarifvertrag Öffentlicher Dienst (TVöD) festgelegt. So werden im allgemeinen Durchschnitt folgende Vergütungen erreicht:

  • 1. Ausbildungsjahr: 910 Euro
  • 2. Ausbildungsjahr: 962 Euro
  • 3. Ausbildungsjahr: 1010 Euro

 

Wie viel verdient man als ausgelernte Verwaltungsfachangestellte?

Ausgebildete Verwaltungsfachangestellte werden sehr häufig entsprechend des TVöD bezahlt. Das bedeutet allerdings auch, dass die Gehälter in unterschiedliche Stufen unterteilt und für die verschiedenen Berufsgruppen festgelegt sind. Eine Gehaltsverhandlung ist somit im öffentlichen Dienst nicht notwendig.

Die meisten Verwaltungsfachangestellten werden zu Beginn in die Tarifgruppe EG 5 eingruppiert. Im Laufe der Zeit und mit steigender Berufserfahrung kann in weitere Gruppen aufgestiegen werden.

Für Verwaltungsfachangestellte ist die Tarifgruppe EG 9 meist die höchste zu erreichende Tarifgruppe.

Mit Tarifgruppe EG  5 kann die Verwaltungsfachangestellte allerdings bereits mit einem Einstiegsgehalt von rund 2350 Euro brutto rechnen. Der daraus resultierende Netto-Betrag hängt allerdings von weiteren Faktoren ab. Eine nicht verheiratete Verwaltungsfachangestellte beim Ordnungsamt kann ein Gehalt von netto rund 1600 Euro erreichen. 

 

Welche Entgeltgruppen gibt es als Verwaltungsfachangestellter?


Entgeltgruppe mit Ausbildung

Im öffentlichen Dienst, beispielsweise bei der Verwaltung auf Bundes-, Landes- und Kommunal-Ebene beginnt die Eingruppierung in der Regel mit der Entgeltgruppe EG 5. Aufstiegsmöglichkeiten gibt es innerhalb dieses Berufsbildes im Regelfall bis zur Entgeltgruppe EG 9.
 

Entgeltgruppe mit Studium

Als Verwaltungsfachangestellte mit Studium beginnt die Eingruppierung im gehobenen Dienst mit EG 9 und kann bis zu EG12 ansteigen. Das bedeutet häufig ein Einstiegsgehalt von rund 2711 Euro brutto.

Entgeltgruppe mit Master Abschluss

Als Verwaltungsfachangestellte mit Studium und Master-Abschluss beginnt die Eingruppierung im höheren Dienst mit EG 13 und kann sogar bis EG 15 ansteigen. Hier liegt das Einstiegsgehalt bei rund 3657 Euro brutto.

 

Wie viel verdient man als Verwaltungsfachangestellte bei der Stadt?

Auch bei der Stadt wird man nach den tariflichen Verträgen des öffentlichen Dienstes bezahlt. Das bedeutet in der Regel, dass auch hier mit einer Eingruppierung zwischen EG 9 und EG 12 gerechnet werden darf. Als kann durchaus ein Einstiegsgehalt von 2711 brutto kalkuliert werden.

 


  

Weiterbildung

Als Verwaltungsfachangestellte gibt es verschiedene Möglichkeiten der beruflichen Weiterbildung und des beruflichen Aufstiegs. Zum einen gibt es verschiedene Spezialisierungs-Schulungen, welche die Arbeit in bestimmten Fachbereichen erlauben. Als Fachassistenz oder Sachbearbeiter kann beispielsweise die Verwaltungsfachangestellte bei der Polizei oder Bundeswehr in bestimmten Einsatzgebieten tätig sein.

 

Aufstiegslehrgänge

Nach mindestens drei Jahren Berufserfahrung gibt es die Möglichkeit der Teilnahme an sogenannten Aufstiegslehrgängen. Wird der Lehrgang bestanden, erfolgt der Aufstieg von der Verwaltungsfachangestellten zum Fachwirt IHK, also zur Verwaltungsfachwirtin. Dies ermöglicht den direkten Aufstieg in den gehobenen Dienst.

 

Studium

Fachhochschulen für öffentliche Verwaltung bieten zudem die Möglichkeit eines Studiums zur Diplom-Verwaltungswirtin oder zum Bachelor of Arts in Public Management. Beide Studien erlauben den Weg in die Beamtenlaufbahn.

 

Kann man als deutsche Verwaltungsfachangestellte auch in der Schweiz oder Österreich arbeiten?

Grundsätzlich ist es durchaus eine verlockende Vorstellung mit der eigenen Ausbildung im ebenfalls deutschsprachigen Ausland arbeiten zu können. Dies ist für Verwaltungsfachangestellte allerdings häufig nur schwer möglich, da die in der Ausbildung gelernten rechtlichen Grundlagen und Verordnungen nur mit dem deutschen Recht übereinstimmen. Es wäre alternativ möglich eine weitere Ausbildung in Österreich oder in der Schweiz zu durchlaufen und diese aufgrund des eigenen Wissens und der eigenen Fähigkeiten zu verkürzen. Eine direkte Möglichkeit des Wechsels gibt es nicht.

 


 

Quereinstiegsmöglichkeiten & Umschulung

Der direkte Quereinstieg zum Verwaltungsfachangestellten ist nur sehr selten möglich. Aufgrund der durchaus komplexen und speziellen Ausbildungsinhalte können viele der Arbeiten in der Verwaltung nicht einfach im Beruf gelernt werden.

Allerdings gibt es durchaus die Möglichkeit sich durch eine Umschulung zur Verwaltungsfachangestellten auf diesen Bereich vorzubereiten. Viele der Umschulungen sind sogar nebenberuflich möglich, sodass der Weg in den öffentlichen Dienst nach der Umschulung möglich ist. Aufgrund der vorhergehenden Berufsausbildung wird bei der Umschuldung zudem die Ausbildungszeit in der Regel verkürzt, sodass die Umschulung nur noch zwei Jahre in Anspruch nimmt.



  

Ähnliche Berufe

Verwaltungsfachangestellte vs. Bürokauffrau

Als Bürokauffrau ist die Arbeit viel stärker kundenorientiert und entsprechend gewichtet. Die reine Verwaltungstätigkeit ist bei der Verwaltungsfachangestellten deutlich höher. Zudem sind die Aufstiegschancen in diesem Bereich deutlich attraktiver.

 

Verwaltungsfachangestellte vs. Industriekauffrau

Industriekauffrauen haben sehr häufig einen deutlich stärkeren Kundenbezug und somit auch einen viel stärkeren Kundenkontakt. Zudem ist der Bereich Buchhaltung in diesem Berufszweig besonders wichtig. Das höhere Risiko darf ebenfalls nicht ignoriert werden, da die Jobsicherheit im öffentlichen Dienst deutlich besser ist.

 

Verwaltungsfachangestellter vs. Verwaltungswirt

In der reinen Tätigkeit gibt es grundsätzlich erst einmal keine Unterschiede. Beide Berufe arbeiten in den gleichen Bereichen und übernehmen technisch gesehen die gleichen Aufgaben. Beim Verwaltungswirt handelt es sich allerdings um einen Beruf im mittleren Dienst, also um eine direkte Beamtenlaufbahn. Diese kann als Verwaltungsfachangestellte erst mit der entsprechenden Zusatzausbildung erreicht werden.

 

Verwaltungsfachangestellte vs. Finanzbeamtin

Die Finanzbeamtin hat sich aufgrund ihres Berufs ihr Leben lang dem Steuerrecht gewidmet. Ein Einsatz in anderen Abteilungen oder Bereichen ist in diesem Berufszweig kaum möglich. Als Verwaltungsfachangestellte bleiben deutlich mehr Möglichkeiten offen, um sich beruflich weiter zu entwickeln.

 

Verwaltungsfachangestellte vs. Justizfachangestellte

Durch den unterschiedlichen Fachbereich und die klare Konzentration auf die Exekutive ist die Justizfachangestellte in einem anderen Tätigkeitsbereich aktiv, kann aber auch einen großen Teil der Aufgaben einer Verwaltungsfachangestellten übernehmen. Ein direkter Austausch zwischen den beiden Berufen ist allerdings nicht möglich.



 

Fazit

Der Beruf der Verwaltungsfachangestellten ist sowohl spannend als auch sicher. Dank der verschiedenen Ausbildungsschwerpunkte gibt es viele Bereiche, in denen Verwaltungsfachangestellte tätig werden können. Zudem bietet der Beruf die Möglichkeit des beruflichen Aufstiegs und kann sogar den Einstieg in eine Beamten-Laufbahn bedeuten. Wer gerne einen sicheren und wenig stressigen Beruf wünscht, ist mit dieser Berufswahl gut beraten.

 

Weiterführende Informationen und Quellen:

Allgemeines Jobprofil Verwaltungsfachangestellte - arbeitsagentur.de

Berufsbild Verwaltungsfachangestellter - bildungsmarkt-sachsen.de

Informationen zur Umschulung zum Verwaltungsfachangestellten - stzgd.de

Entgelttabellen TVöD - staufenbiel.de

Aktuelle Ausbildungsstellen & Jobs

Nachfolgend gibt es eine Übersicht an Jobs und Ausbildungsplätzen für Verwaltungsfachangestellte nach den größten Städten sortiert. Werdet ihr hier nicht fündig, einfach die Suche am oberen Bildrand nutzen. 

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