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Ausbildung Sekretärin

Ausbildung Sekretärin

Eine Ausbildung zur Sekretärin gibt es nicht
Der Einstieg zum Sekretär erfolgt über einen sogenannten Zugangsberuf

Wie werde ich Sekretärin?

Da es sich bei dem Berufsbild Sekretärin um keinen Ausbildungsberuf handelt, absolviert man am besten einen ähnlichen Zugangsberuf. Des Weiteren kann man sich die Qualifikationen einer Sekretärin auch in einer Schule oder einem Kurs, im Rahmen einer Umschulung, aneignen. Ausbildungsmöglichkeiten werden aber auch an Universitäten geboten.

 

Welche Ausbildung brauche ich als Sekretärin?

Als Sekretärin benötigt man unterschiedliche Fachkenntnisse, wie sprachliche, administrative und soziale Kompetenzen. Zudem benötigt man heutzutage hervorragende IT- und Fremdsprachenkenntnisse, um als Sekretärin einen ansprechenden Job zu finden.

Eine gute Möglichkeit, sich die Fachkenntnisse anzueignen, ist eine Ausbildung zur Bürokauffrau. Dabei handelt es sich um eine duale Ausbildung, die man teils bei einem Arbeitgeber, und teils in einer Schule absolviert. Die offizielle Berufsbezeichnung nach Absolvierung der Ausbildung lautet "Kauffrau für Büromanagement".

Andere Zugangsberufe sind Kommunikationsassistentin, PC-Fachkraft und Fachwirtin in Büro- und Projektorganisation.

 

Wie verläuft die Ausbildung zur Sekretärin?

Eine duale Ausbildung zur Bürokauffrau dauert in der Regel drei Jahre lang. Parallel zur Arbeit im Betrieb wird die Ausbildung in der Berufsschule absolviert. Wer besonders gute Noten in der Schule sowie eine gute Beurteilung vom Ausbilder erhält, kann die Ausbildung verkürzen. Vorteilhaft ist, dass man während der dualen Ausbildung bereits ein Gehalt erhält. Zudem sammelt man in dieser Zeit wertvolle Praxiserfahrung aus dem Arbeitsalltag.

 

Wie werde ich Sekretärin an einer Schule?

Berufsfachschulen bieten ebenfalls Möglichkeiten, eine Ausbildung zur Sekretärin zu absolvieren. An solchen Schulen kann man beispielsweise kaufmännische Assistentin werden. Eine andere Bezeichnung für diesen Beruf ist Wirtschaftsassistentin für Sekretariat. Des Weiteren kann man sich auf Fremdsprachen spezialisieren. In diesem Fall lautet die neue Berufsbezeichnung "Fremdsprachensekretärin". Eine Ausbildung zur Direktionsassistentin bietet später die Möglichkeit, einen anspruchsvollen Job zu finden.

 

Aufgaben, Spezialisierung und Schwerpunkte einer Sekretärin

Egal, in welcher Branche oder Abteilung man als Sekretärin tätig wird, in erster Linie entlastet die Sekretärin den direkten Vorgesetzten, oftmals den Chef, und koordiniert Termine, verfasst Schriftstücke und kümmert sich um die Gäste bei Besprechungen.

Oftmals sind für die Sekretariatstätigkeit auch Buchhaltungskenntnisse erforderlich, um Abrechnungen durchführen zu können.

Das Aufgabengebiet einer Sekretärin umfasst viele Bereiche, in denen bestimmte Fachkenntnisse, soziale Kompetenzen und Erfahrung erforderlich sind.

Darüber hinaus kann sich jede Sekretärin gewisse Schwerpunkte aneignen, um mit der Zeit ein Experte auf einem Gebiet zu werden.

 

Zu den grundsätzlichen Sekretariatsaufgaben zählen:

  • Erledigung des Post- und E-Mail-Eingangs
  • Organisation der Ablage
  • Büromaterial organisieren und bestellen
  • Telefonannahme
  • Termine organisieren
  • Gäste empfangen
  • Geschäftsbriefe verfassen
  • Verträge und andere Dokumente aufsetzen
  • Präsentationen und Grafiken erstellen
  • Webseitenpflege

 

Schwerpunkte einer Sekretärin sind beispielsweise:

  • Personalbeauftragte
  • Fremdsprachenkorrespondentin
  • Projektmanagement
  • Empfangssekretärin
  • Sekretärin der Geschäftsführung

 

Daraus ergeben sich folgende angrenzende Bereiche:

  • Office-Manager
  • Information- und Wissensmanager
  • Projektmanager
  • Personalassistent

 

 

Wie viele Anschläge in der Minute muss eine Sekretärin machen?

Für das Verfassen von Briefen, E-Mails und Dokumenten gehören Kenntnisse des Zehnfingerschreibsystems zur Grundausstattung einer guten Sekretärin. Bei der Prüfung zur Fachkauffrau für Büromanagement werden 120 Anschläge pro Minute vorausgesetzt. Geübte Schreiber erreichen für gewöhnlich rund 230 Anschläge pro Minute. Oftmals werden bei der Bewerbung 10 Minuten lange Tests durchgeführt, um die Schreibgeschwindigkeit der Bewerberin zu prüfen.

 

 

 

Mehr Informationen? Hier bekommst du ein ausführliches Jobprofil, Videos und weitere Jobs zur Sekretärin 

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